Knowledge management merupakan suatu upaya yang dilakukan untuk meningkatkan kemampuan organisasi dalam mengelola aset intelektual yang dimiliki organisasi, dengan tujuan untuk memanfaatkan aset tersebut agar mencapai kinerja organisasi yang lebih baik dimasa mendatang.
Namun kenyataannya penerapan knowledge management di organisasi masih belum terpetakan dengan baik, oleh karena itu diperlukan pengetahuan mengenai penerapan knowledge management berdasarkan bagian-bagian konsepsi knowledge management seperti knowledge creation, knowledge storage and retrieval, knowledge transfer, knowledge application dan knowledge roles and skills.
Dengan perubahan dan berkembangnya tugas-tugas dalam organisasi yang berkaitan langsung dengan pelayanan terhadap konsumen ataupun masyarakat, maka pengelolaan pengetahuan sangatlah diperlukan dalam organisasi tersebut. Pengelolaan pengetahuan proses bisnis dapat membantu organisasi untuk memberikan produk atau layanan yang lebih baik dengan memanfaatkan sistem yang didukung infrastruktur yang dimiliki organisasi tersebut.
Permasalahannya sekarang adalah perbaikan dan perubahan apa yang dapat dilakukan untuk meningkatkan penerapan knowledge management tersebut ? Beberapa usaha yang dapat dilakukan untuk meningkatkan penerapan knowledge management dalam organisasi antaralain identifikasi proses bisnis dan knowledge process, yang merupakan representasi atau visualisasi knowledge flows (aliran pengetahuan) yang berjalan di dalam suatu organisasi tersebut.
Proses bisnis merupakan aktivitas-aktivitas yang saling berhubungan dan berinteraksi yang mentransformasikan masukan menjadi keluaran. Identifikasi knowledge process sangat diperlukan untuk merepresentasikan knowledge domain yang mempunyai relasi dengan satu atau beberapa proses bisnis yang menjangkau beberapa knowledge process tertentu. Seperti yang diuraikan (Strohmaier, 2003b), knowledge process merepresentasikan creation, storage, transfer dan application mengenai knowledge domain tertentu yang melintasi atau berada di dalam proses bisnis. Knowledge domains itu sendiri berperan untuk merepresentasikan bidang knowledge yang relevan dalam mengambil tindakan bisnis tertentu, biasanya dipresentasikan pada tingkat berbagai macam abstraksi yang terorganisir (umumnya secara hirarki).
Dalam penerapannya dalam organisasi, model knowledge management ini melibatkan berbagai aspek seperti staf pegawai yang berperan sebagai knowledge worker, system knowledge management dan infrastruktur, serta knowledge officer.
- Pegawai dalam organisasi akan berperan sebagai knowledge worker yang mengubah tacit knowledge yang dimilikinya menjadi explicit knowledge dengan memanfaatkan pengetahuan yang ada dalam organisasi.
- Sistem knowledge management berbasis web menyediakan fasilitas knowledge process, seperti creation, storage and retrieval, transfer, dan application atas pengetahuan yang dimiliki pegawai sebagai individu dan pengetahuan yang dimiliki organisasi.
- Infrastruktur TI seperti jaringan intranet dan internet, komputer client dan server, perangkat lunak yang dimiliki organisasi juga akan berpengaruh terhadap berjalannya sistem dalam menerapkan knowledge management.
- Kemudian Knowledge officer memiliki peran mengelola dan memanfaatkan penggunaan system knowledge management untuk menangkap, mendistribusi dan menerapkan knowledge.
Berdasarkan uraian- uraian diatas, kita dapat mengetahui bahwa dalam penerapan knowledge management di dalam organisasi selain didukung oleh sistem knowledge management, juga harus didukung oleh faktor-faktor lain seperti kebijakan pimpinan, tupoksi yang jelas untuk unit-unit organisasi, infrastruktur, Sumber daya dan TI yang memadai, serta perlunya pembentukan budaya berbagi pengetahuan antar pegawai untuk meningkatkan pengetahuan dan pengalaman menjadi lebih baik.(*)
Tikha Faitul Hidayah (C1B019067)
Mahasiswa Program Studi Manajemen
Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Jenderal Soedirman
