Mesta Indah Anggraeni
Mahasiswa Program Studi Manajemen FEB
Universitas Jenderal Soedirman
Dewasa ini, perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi sangat berpengaruh terhadap penyebaran informasi dan pengetahuan yang tidak terbatas. Pengembangan dan penyebaran informasi berperan dalam membuat kemajuan di segala bidang untuk kepentingan masyarakat umum, terutama perusahaan atau organisasi yang bergerak dalam kegiatan pengolahan informasi. Informasi untuk bertahan dan berkembang di era globalisasi saat ini. Oleh karena itu, sistem pemrosesan informasi merupakan bagian penting dari perusahaan atau organisasi untuk meningkatkan produktivitas dan mengembangkan inovasi.
Informasi juga memegang peranan penting dalam perkembangan suatu organisasi, dan kebijakan serta keputusan yang didasarkan pada informasi yang diperoleh mempengaruhi kelangsungan hidup perusahaan atau organisasi dan bermanfaat bagi kemajuan kinerja organisasi. Namun, informasi tidak selalu digunakan secara langsung oleh organisasi, melainkan informasi harus diubah menjadi pengetahuan. Pengetahuan adalah informasi yang dianalisis dan diorganisasikan sehingga dapat dipahami dan digunakan untuk memecahkan masalah dan mengambil keputusan. Pengelolaan pengetahuan juga dapat memberikan sumber keunggulan bagi organisasi untuk bertahan dan mempertahankan kelangsungan hidupnya, memungkinkannya untuk beradaptasi lebih cepat dengan lingkungan eksternal dan untuk terus menyesuaikan diri dan produknya.
Manajemen pengetahuan adalah seperangkat alat, teknik, dan strategi untuk mempertahankan, menganalisis, meningkatkan, dan berbagi pengetahuan dan pengalaman. Pemahaman dan pengalaman semacam itu akan membangun pengetahuan yang tertanam dalam diri individu, atau dalam proses, dan aplikasi nyata dari organisasi.
Fokus dari manajemen pengetahuan adalah menemukan cara baru untuk memasukkan data mentah ke dalam bentuk informasi yang berguna sampai menjadi pengetahuan.
Setiap perusahaan memiliki sejumlah besar pengetahuan yang tidak dapat diakses dan tidak ditingkatkan. Karena pertumbuhan dan pengiriman data yang tinggi, diperlukan waktu untuk menemukan informasi yang dicari oleh karyawan, mitra, pelanggan, atau prospek untuk menemukan informasi yang mereka cari. Menghilangkan hambatan besar untuk produktivitas karyawan karena akses yang buruk ke informasi dapat dihilangkan dengan Sistem Manajemen Pengetahuan (KM) yang efektif. Mendapatkan informasi dengan cepat akan menghemat waktu karyawan dan membuatnya lebih produktif.
Langkah pertama dalam meningkatkan pengetahuan organisasi adalah menentukan strategi manajemen pengetahuan berdasarkan kebutuhan karyawan. Strategi manajemen pengetahuan adalah program yang dirancang dengan baik yang menggambarkan bagaimana organisasi mengelola informasi bisnis, data, dan pengetahuan untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi.
Berikut adalah beberapa tips untuk membantu mengembangkan strategi manajemen pengetahuan yang baik, antara lain :
1.Segmen Informasi
Seberapa sering Anda mencari database yang sempurna untuk menemukan dokumen atau konten yang tepat? Karena perkembangan digital organisasi yang cepat, ini normal. Untuk menyederhanakan mekanisme pencarian keseluruhan, bagi informasi menjadi beberapa bagian. Dengan pengelola pengetahuan, Anda dapat membuat bagian, terutama untuk proyek, tim, atau grup dokumen. Ini mengidentifikasi informasi yang berlebihan dan membantu Anda dengan mudah menemukan informasi yang Anda butuhkan saat Anda membutuhkannya.
- Menetapkan tolak ukur atas dasar bulanan
Pengenalan perangkat lunak baru dan hilangnya jejak perbaikan adalah salah satu pengamatan paling umum di dalam organisasi. Situasi ini disebabkan oleh pemahaman tentang alat ukur yang kurang. Dengan diperkenalkannya tolak ukur bulanan dalam strategi manajemen pengetahuan, organisasi memiliki kemampuan untuk melacak aktivitas strategi manajemen pengetahuan mereka dan meningkatkan produktivitas. - Mengaktifkan fungsi pencarian dinamis
Dengan mengaktifkan pencarian perusahaan yang kuat, karyawan akan menghemat waktu terutama dalam hal mendapatkan informasi rutin tentang pekerjaan. Fungsi pencarian merupakan bagian penting dari strategi manajemen pengetahuan, karena akan membantu mereka dengan mudah menemukan konten yang relevan di jejaring sosial mereka dengan melewati hal-hal yang tidak perlu mereka lihat. Meningkatkan pencarian dengan mengunggah file atau dokumen ke sistem manajemen pengetahuan, harus ditandai ke istilah pencarian tertentu. Penandaan ini membuat pengambilan file atau dokumen di masa mendatang menjadi proses yang mudah. - Membuat prosedur pelatihan sederhana
Memantau dan melatih karyawan baru bisa menjadi tugas yang memakan waktu bagi tim manajemen. Manajer biasanya memiliki cara mereka sendiri untuk melatih karyawan baru mereka. Tetapi jika mereka memiliki beberapa karyawan baru untuk diawasi, mereka mungkin tidak punya waktu untuk melakukan kegiatan rutin mereka. Strategi manajemen pengetahuan ini dapat membantu Anda dengan memberikan informasi yang relevan kepada karyawan baru Anda. Ini adalah praktik terbaik untuk terus memperbarui strategi manajemen pengetahuan Anda dengan dokumen, catatan, dan materi pelatihan yang telah dikumpulkan selama bertahun-tahun. Karyawan baru dapat mengakses dengan cepat dan manajer dapat memiliki sesi tanya jawab dasar. Ini akan menghemat banyak waktu tim manajemen dan mendorong tingkat adopsi intranet. - Mengembangkan kerangka kerja untuk pembuatan konten
Dengan kerangka kerja yang kuat, organisasi dapat memastikan bahwa karyawan membuat konten secara konsisten. Membuat konten yang konsisten akan memberi karyawan lebih banyak informasi untuk terlibat dan berkolaborasi dengan intranet dan meningkatkan tingkat adopsi intranet.(*)