Oleh : Muhammad Tsany Raihan Widyatmaka, Mahasiswa Fakultas Ekonomi dan Bisnis, Universitas Jenderal Soedirman
Zaman yang semakin maju menuntut segala aktivitas untuk dilakukan secara efisien dan efektif , maka tak heran jika teknik manajemen file yang usang sekarang sudah cenderung tidak digunakan. Memangnya bagaimana teknik manajemen file yang tradisional itu? Perusahaan yang menggunakan teknik manajmen tradisional cenderung memisah-misahkan file departemen ke dalam aplikasi tersendiri. Jika terus menggunakan teknik manajemen file yang tradisional maka cenderung akan menyulitkan organisasi untuk melacak data yang mereka gunakan dan juga menyulitkan dalam mengatur data-data nya agar dapat dengan mudah diakses. Maka tidak dipungkiri jika teknik manajemen tradisional ini dapat menimbulkan masalah seperti kemubaziran dan ketidakkonsistenan data, ketergantungan data program, ketidakfleksibelan, keamanan yang buruk, dan kurangnya ketersediaan data serta lemahnya data sharing.
Data Base Management System (DBMS) adalah jawaban dari permasalahan ini. DBMS dapat memecahkan masalah ini dengan perangkat lunak yang memungkinkan sentralisasi data dan manajemen data sehingga bisnis memiliki satu sumber yang konsisten untuk semua kebutuhan data mereka. Menggunakan DBMS akan meminimalkan file yang berlebihan dan tidak konsisten. Terdapat dua jenis database yaitu relational dan non-relational. Relational Database menjadi pilihan pertama untuk mengatur dan memelihara data dalam sistem informasi karena sangat fleksibel dan mudah diakses. Sementara non-relational database digunakan untuk untuk mengelola jenis data yang sulit ditangani database relasional. Dari segi bahasa, setidaknya terdapat 2 bahasa pemograman yang digunakan dalam DBMS. Yang pertama adalah DDL (Data Definition Language) yang merupakan Bahasa untuk menggambar desain berbasis data secara menyeluruh, dan DML (Data Manipulation Language) yaitu bahasa yang digunakan untuk memanipulasi dan juga mengambil data. Perusahaan memerlukan beberapa alat utk mengakses berbagai informasi yang ada, salah satunya adalah Data warehouse & data marts, Hadoop, in memory computing, dan analytical platform. Beberapa contoh aplikasi DBMS yang umum digunakan adalah Oracle, SQL Server, IBM DB2, Microsoft Access, Navicat dan yang paling populer diantaranya adalah MySQL. MySQL adalah salah satu aplikasi yang termasuk vendor DBMS yang merupakan salah satu aplikasi umum dan paling banyak digunakan oleh pengguna data maupun para programmer. MySQL banyak dimanfaatkan oleh perorangan, sekolah, kampus, dan berbagai instansi atau organisasi lainnya karena aplikasi ini terkenal sebagai open source atau gratis. Jadi, tidak akan dikenakan biaya apapun ketika mengunduh maupun juga mengoperasikannya. Sebenarnya, konsep yang dimiliki oleh aplikasi yang satu ini tidak jauh berbeda dengan aplikasi DBMS yang lain. Akan tetapi, MySQL hanya digunakan untuk keperluan database dalam jumlah yang tidak terlalu besar.
Mengembangkan database membutuhkan kebijakan dan prosedur untuk mengatur data organisasi serta model data dan teknologi database yang baik. Kebijakan informasi formal tersebut berperan untuk mengatur pemeliharaan, distribusi, dan penggunaan informasi dalam organisasi. Di perusahaan besar, fungsi administrasi data formal bertanggung jawab untuk kebijakan informasi serta untuk perencanaan data, pengembangan kamus data, dan pemantauan penggunaan data di perusahaan. Data yang tidak akurat, tidak lengkap, atau tidak konsisten menciptakan masalah operasional dan keuangan yang serius untuk bisnis sebab mereka dapat menciptakan ketidakakuratan dalam harga produk, akun pelanggan, dan data inventaris yang akan mengarah pada keputusan yang tidak akurat tentang tindakan yang harus diambil oleh perusahaan. Perusahaan harus mengambil langkah-langkah khusus untuk memastikan mereka memiliki tingkat kualitas data yang tinggi. Ini termasuk menggunakan standar data di seluruh perusahaan, database yang dirancang untuk meminimalkan data yang tidak konsisten dan berlebihan, audit kualitas data, dan perangkat lunak pembersihan data (*)
