Oleh : Haunan Abdullah Fathih Ibnu Z, Mahasiswa Fakultas Ekonomi Bisnis, Universitas Jendral Soedirman
Office Automation System (OAS) adalah salahsatu aktivitas elektronik untuk mempermudah komunikasi antar anggota kantor secara formal ataupun informal terutama berhubungan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang yang di dalam maupun di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas kerja. Office Automation System sering juga disebut dengan otomatisasi kantor, ini termasuk teknologi perkantoran, yang merupakan untuk pengotomatisasi kegiatan yang dilakukan oleh pihak kantor. Akhir dari tujuan Office Automation System ini adalah meningkatkan produktivitas kerja, mengurangi penggunaan kertas (paperless), dan peningkatan, ketepatan, ketepatan, dan keamanan kerja di kantor.
Office Automation System difungsikan untuk mendukung pekerjaan disuatu perusahaan secara luas. Penggunaannya difungsikan untuk meningkatkan komunikasi antar sesama pekerja dan aliran pekerjaan. Tidak peduli terhadap lokasi pekerja tersebut, ataukah dilokasi yang sama ataupun tidak
Diawal awal penggunaannya, Office Automation System hanya kalangan pabrik industri lah yang memakai system ini. Tetapi seiring waktu, penggunaannya pada masa ini telah menyebar hingga perkantoran. Office Automation System mulai dipakai pada tahun 1964, tepat dikala IBM memasarkan mesin Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST), mesin ketik untuk pengetikan kata-kata sudah direkam sebelumnya secara otomatis didalam pita magnetik.
Terdapat dua rancangan dari Office Automation yaitu :
1. Personal Information system, Perancangan system ini bertujuan supaya kebutuhan single user terpenuhi, supaya produktivitas individu meningkat. Contoh : IBMs, Microsoft office, dll.
2. Work Group Information System, perancangan system ini bertujuan supaya kebutuhan dari suatu kebutuhan kelompok kerja terpenuhi, supaya produktivitas kelompok kerja meningkat. Contoh : Microsoft exchange, Outlook, dll.
Office Automation System diaplikasikan dalam beberapa aplikasi, yaitu :
1. Pengolah kata
Pengolah kata biasa digunakan untuk pengolahan kata yang lebih baik sehingga para manajer dapat berkomunikasi dengan lebih baik dan menyiapkan komunikasi tertulis sehingga lebih efektif.
2. Surat elektronik atau email
Email bertujuan untuk mempermudah komunikasi secara cepat antar personal dan bisa mempermudah manajer pula. Email sangat efektif jika dilakukan komunikasi dua arah dan penyampaian komunikasi jarak jauh.
3. Voice mail
Voice mail adalah media pengiriman pesan dalam bentuk audio, keuntungannya adalah pemberi pesan tidak perluh mengetik pesan.
4. Kalender elektronik
Biasa diginukan untuk mengatur pertemuan antar anggota menggunakan jaringan computer.
5. Konfrensi audio
Ini biasanya digunakan oleh perusahaan yang memiliki berbagai cabang di bermacam daerah, agar penyampaian informasi dipercepat.
6. Konfrensi video
Berdungsi sama seperti konfrensi audio, tetapi kali ini menggunakan media video.
7. Konfrensi computer
Sama seperti dua pengaplikasian diatas, tetapi kali ini menggunakan jaringan computer.
8. Transmisi facsimile
Berfungsi untuk pengiriman informasi menggunakan alat khusus yang bisa membaca citra dokumen didalam satu ujung saluran komunikasi hingga membuat salinannya diujung yang lain. Faksimile berkontribusi dalam pemecahan masalah dengan memberikan dokumen kepada anggota anggota tim secara mudah dan cepat tanpa dibatasi letak geografis.
9. Videotext
Komunikasi yang menampilkan videografik untuk menyalurkan narasi yang tersimpan dilayar CRT menggunakan computer.
10. Desktop Publising (DTP)
DTP menggunakan media komputer agar output yang tercetak kualitasnya sangat mirip seperti typesetter. Sistem DTP ini berbentuk konfigurasi komputer mikro dengan cangkupan layar CRT resolusi tinggi dan printer laser, dan dikendalikan dengan perangkat lunak DTP. Layar resolusi tinggi membantu operator menampilkan citra dalam bentuk WYSIWYG (What You See Is What You Get). Tampilan layar sama persis dengan salinan kertas yang dihasilkan oleh printer laser (*)
